Kommunearkivet

Kommunearkivet er Aarhus Stadsarkivs største enkelte samling. Samlingen indeholder alle arkiver fra de kommunale enheder, som er blevet indsamlet af først Erhvervsarkivet og siden 2011 af Aarhus Stadsarkiv.

Størstedelen af samlingen udgøres af afleveringer fra Aarhus Købstadskommune (1868-1970) og Aarhus Kommune (1970-) med hovedvægten på perioden fra 1970 og frem, hvor den kommunale administration for alvor udvikledes. Det er en umulig opgave at lave en udtømmende beskrivelse af hele kommunearkivet. Derfor fremhæves de centrale og nogle af de mest anvendte arkivserier.

Politisk niveau

Helt centralt i kommunearkivet står byrådets og sognerådenes forhandlingsprotokoller. Det er i disse dele af arkivet, at den politiske beslutningsproces er dokumenteret, og derfor her retningslinjerne for by- eller landområdets udvikling er udstukket. Alle sager af en vis vægt og betydning har været til afstemning i by- og sognerådene, og disse kan derfor spores ned i arkiverne.

Aarhus Stadsarkiv har i samarbejde med frivillige kræfter digitaliseret Aarhus Byråds trykte forhandlingsprotokoller fra 1867-1997. Protokollerne fra 1867 til 1942 ligger tilgængelige på AarhusArkivet. Resten kommer på løbende i takt med, at de bliver tilgængelige (75-årsreglen i henhold til arkivloven). Forhandlingsprotokollerne har gengivet journalnumre ved hvert dagsordenpunkt. Dette nummer henviser til en given sag i arkivserien Aarhus Byråds journalsager (1867-1985), som rummer de administrative indstillinger til byrådet. Det er i udgangspunktet på baggrund af administrationens indstillinger, at byrådet træffer sine beslutninger. I kommunestyrets ældre tid var forvaltningspraksis ikke altid gennemført. Nogle journalsager er ikke bevaret. Andre skal findes i den sagsbehandlende afdeling, f.eks. Stadsarkitektens eller Stadsingeniørens Kontor.

Sognerådenes forhandlingsprotokoller er også under digitalisering. I modsætning til byrådets forhandlingsprotokoller, som er trykt i bogform og udgivet, er sognerådenes forhandlinger håndskrevne. Digitaliseringen af disse er derfor noget mere ressource- og ekspertisekrævende. Også dette arbejde udføres af Stadsarkivets mange frivillige.

Sognerådenes administrationsapparat har varieret meget i størrelse over tid, men også efter kommunens indbyggertal. Derfor eksisterer der ikke i samme omfang administrative indstillinger til sognerådene, som det er tilfældet med Aarhus Byråd. I nogle sogneråd har man helt frem til 1970 sagsbehandlet og truffet beslutninger på sognerådsmødet - sådan var det nok i virkeligheden i alle 21 sogneråd - nogle årtier op i 1900-tallet.

Administrativt niveau

Byudviklingen er dokumenteret i i arkiverne efter Stadsingeniørens Kontor (1869-1998) og Stadsarkitektens Kontor (1919-2005) (under Magistratens 2. afdeling fra 1950), hvor mange af de konkrete sager kan følges fra idéstadiet til færdige projekter. Stadsarkitektens Kontor tog sig af kommunale projekter vedr. fysisk formgivning og planlægning, som foregik over jorden, mens Stadsingeniørens Kontor tog af sig af kommunale projekter vedr. det, som foregik i eller på jorden.

Den offentlige forsørgelse kan studeres i Fattigvæsenets arkiv (1841/1868-1933) og senere Socialvæsenets arkiv (1933-) under Magistratens 3. afdeling fra 1950. Her finder man personsager om borgere, som på den ene eller anden måde har været i kontakt med det offentlige system f.eks. på fattiggården og har modtaget offentlig forsørgelse og understøttelse, om anbragte børn, værger, plejeforældre etc. For de tidlige del af materialet anvendes en kartoteksindgang efter navn og løbenummersystem, hvor en bogstavkode henviser til en sagstype og løbenummeret til sagsjournalen på den pågældende person. Sager oprettet efter CPR-lovens indførelse i 1968 er henlagt efter dette system. Det gælder derfor om at finde disse indgange i arkivserierne. Stadsarkivet hjælper gerne hermed.

I Aarhus Kommunes skolevæsens arkiv findes sager tilbage fra 1868. Fra 1950 er alle arkiver vedr. de kommunale folkeskoler henlagt under Magistratens 4. afdeling. Heri ligger oftest protokoller, som indeholder oplysninger om de enkelte elever, klassesammensætning m.v. I Aarhus Kommunes skolevæsens arkiv findes også eksamensbeviser for de kommunale folkeskoler for perioden 1978 og frem. Disse skal rekvireres ved direkte henvendelse ved Aarhus Stadsarkiv pr. mail.

Oplysninger om enkeltpersoner

Stadsarkivet modtager mange henvendelser vedr. oplysninger om enkeltpersoner - altså egentlige slægtshistoriske forespørgsler.

Her er to dele af den kommunale forvaltning helt centrale. Det drejer sig om Aarhus Kommunes Folkeregister (1924-) og Aarhus Kommunes Begravelsesvæsen (1891-1985). Læs mere herom under Guides: slægtsforskning.

Materialet kan groft sagt deles op i to. Den ene del kan man selv studere og undersøge. Den anden del skal Stadsarkivets personale foretage undersøgelser i.

Aarhus Kommunes folkeregisters skattemandtalslister (1885-1953) og begravelsesvæsenets arkiv (1891-1983) kan i det omfang, de ikke er begrænset af tilgængelighedsfristerne i arkivloven, ses på AarhusArkivet eller lånes til læsesalen.

Aarhus Kommunes folkeregister indeholder også navnekort og folkeregisterkort. Navnekortene indeholder oplysninger om enkeltpersoners adresser i Aarhus Kommune fra 1924 til 1977. Folkeregisterkortene rummer personoplysninger om enkeltpersonerne. Forespørgsler i navnekort og folkeregisterkort ekspederes kun af Stadsarkivets personale. De første 30 minutter er gratis, herefter er forespørgslen at betragte som en undersøgelse, som faktureres efter Stadsarkivets gældende takster.