Det er uklart hvornår Kæmnerkontoret som kommunal institution/organisation er oprettet.

Det tætteste på en etablering kan være en instruks, vedtaget på et møde, som Aarhus Byråd afholdt den 1. april 1869, hvor kæmnervirksomheden i Aarhus blev formuleret og konkretiseret.

Fra Kæmnerkontoret i Aarhus Kommune overfik fra 1. april 1940 alle egentlige kæmnerforretninger med undtagelse de rene kasseforretninger samt opbevaring af kommunens værdipapirer til hovedbogholderiet, samtidig med, at kæmnerkassen i 1942 blev overflyttet til det nye rådhus.